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Sistema SAP ¿Qué es y para qué sirve?

Al momento de organizar, administrar y optimizar los recursos de nuestra empresa, el sistema SAP es una de las mejores alternativas disponibles en el mercado. El programa SAP es una poderosa herramienta informática que cuenta con numerosas décadas de historia y desarrollo, siendo fundamental en la gestión y manejo de organizaciones de alto nivel como de pequeñas y medianas empresas. 

que es sap y para que sirve

Desarrollado en Alemania en la década de los 70’s, el sistema SAP recibe su nombre por las siglas en inglés de “Systems, Applications, Products in Data Processing”. Esto, traducido al español, se entiende como “Sistemas, Aplicaciones y Productos para el procesamiento de datos”. 

A pesar de funcionar a través de un software, la definición de SAP va más allá y se plantea como un sistema integral, que permite gestionar de manera eficiente los recursos de la empresa. Sus principales funciones permiten manejar todo tipo de datos e información relevante de la organización para procesarlos y proporcionar estadísticas relevantes a la hora de tomar decisiones importantes en las distintas áreas: de la empresa. 

El programa SAP opera de forma modular, de manera que ofrece alternativas diseñadas a medida para cada departamento de la empresa sin dejar de funcionar como un sistema interconectado. De esta forma, cada módulo permite un manejo específico de la información y los recursos correspondientes a cada departamento que a su vez se traduce en data utilizable para la gestión global de la organización. 

Así, la definición más clara del sistema SAP es un software ERP (enterprise resource planning) que hace posible la planificación y gestión de los recursos de todos los departamentos de la organización: incluye módulos administrativos de logística, contabilidad, marketing, finanzas, producción, gestión de calidad y proyectos, mantenimiento y administración global. 

Mapa del Contenido:

Versiones del sistema SAP

El sistema SAP actualmente se comercializa en distintas presentaciones, dependiendo de la empresa objetivo. Dependiendo del tamaño de la organización se ofrece una u otra alternativa SAP. SAP R/3, una de las más conocidas, es un software modular diseñado especialmente para grandes empresas con funcionamientos sumamente complejos.

sap para empresas pequeñas y medianas

Otras alternativas del sistema SAP incluyen SAP All-in-one y SAP Business One, que están pensadas para PYMES, empresas de menor envergadura y complejidad que no requieren de todos los módulos administrativos que ofrecen las soluciones más complejas y costosas.

Hoy en día, el sistema SAP es uno de los principales sistemas de gestión y administración de recursos empresariales del mundo. Es utilizada tanto por grandes empresas y corporaciones públicas y privadas, además de fundaciones y organizaciones sin ánimos de lucro.

Según las estadísticas reveladas por la organización, el sistema SAP ofrece soluciones a más de 335 mil clientes alrededor del globo, con más de 110 millones de usuarios, más de 82 mil empleados capacitados en más de 130 países y más de 40 años de investigación y desarrollo. 

¿Para qué sirve el sistema SAP?

Como ya se ha mencionado, el sistema SAP permite una gestión integral de los recursos de nuestra empresa. Así, está constituído por herramientas modulares que permiten cubrir todas las áreas necesarias en la gestión de nuestra organización, adaptándose a empresas de distinto calibre. 

Gracias a los distintos módulos del sistema SAP, este es capaz de adaptarse a los distintos modelos de negocio de cada organización. Así, es posible trabajar en cada área organizacional, pero también lograr una interacción entre las distintas partes, permitiendo obtener información de la empresa de la forma más eficiente posible.

Lo más importante del programa SAP es la información que nos ofrece: este sistema nos permite convertir los dato de nuestra empresa en conocimiento que podremos explotar a la hora de tomar decisiones en nuestra empresa, tanto a nivel operativo como estratégico. Gracias a la posibilidad de combinar los datos de distintos módulos podremos evaluar de manera más acertada nuestras distintas estratégias empresariales, identificar oportunidades potenciales y solventar problemas internos de nuestra organización. 

Debido a su interconectividad, el sistema SAP nos permite obtener información relevante en tiempo real, organizarla en forma de gráficos, tablas y demás formatos y emplearla para maximizar el rendimiento de los recursos de nuestra empresa. El sistema SAP ofrece una ventaja competitiva importante en el mercado, permitiendo tomar decisiones acertadas en base a información pertinente, integral y actualizada. 

Un ejemplo que nos permite entender la utilidad del sistema SAP es el siguiente: ante una campaña publicitaria, no es igual de relevante simplemente conocer los datos y las estadísticas de venta y publicidad como podría serlo combinar estos datos con los de inversión publicitaria y mercadotecnia para evaluar el rendimiento de la campaña. Si bien es un ejemplo sencillo, el sistema SAP permite realizar este tipo de evaluaciones de manera sencilla y en tiempo real. 

Módulos de SAP ERP

El sistema de administración de recursos empresariales SAP funciona a partir de la interacción de distintos módulos administrativos. Estos módulos operan casi como aplicaciones individuales que de adaptan a las necesidades específicas de cada departamento. De esta forma, cada área de la empresa cuenta con un programa que le permite gestionar sus tareas y recursos particulares, que luego se verán reflejados en una base de datos global de la empresa.

cuales son los modulos de SAP

Dependiendo de la envergadura de la empresa, esta necesitará mas o menos módulos del sistema SAP. Las pequeñas empresas suelen requerir de sistemas SAP más sencillos, mientras que las empresas grandes demandan de soluciones más complejas, con mayor número de módulos específicos para una correcta gestión de sus recursos. A continuación se enumeran los distintos módulos SAP:

  • SAP PM – Mantenimiento de planta: un módulo esencial para empresas industriales. Este módulo asegurar la disponibilidad de la planta y sus componentes productivos. Permite la planificación de revisiones, la programación de labores de mantenimiento, gestión de notificaciones y demás tareas relacionadas al mantenimiento de nuestra infraestructura. 
  • SAP Business One / B1: un módulo especialmente diseñado para las PYMES, este módulo SAP integra los procesos básicos y esenciales para administrar un negocio. Este además está diseñado para adaptarse al crecimiento paulatino de una empresa, pudiendo ampliarse y complementarse con módulos SAP adicionales. Es una alternativa especialmente atractiva para pequeñas empresas con presupuestos ajustados. 
  • SAP 2000: este módulo SAP está diseñado con el objetivo de facilitar el cálculo de estructuras tridimensionales. Sus principales aplicaciones son en el área de la ingeniería civil. 
  • SAP HANA: un poderoso módulo del sistema SAP, el módulo HANA permite realizar análisis de datos e información de otros componentes de manera increíblemente rápida y eficiente. 
  • SAP MM – Manejo de materiales: un módulo especializado en controlar y administrar la logística de materiales en la empresa. Este módulo permite organizar de manera sencilla la cadena de suministro de nuestra organización, permitiendo un total control sobre las solicitudes, las compras y el ingreso de materiales y mercancías, así como la disposición de estas. 
  • SAP CRM – Manejo de relaciones con el cliente: este módulo SAP está diseñado para facilitar las relaciones entre nuestra organización y la empresa, así como optimizar los resultados de estas interacciones. Así, nos permite gestionar de manera personalizada y detalladas las relaciones con nuestros clientes, así como a recolectar y organizar de manera ordenada y centralizada la información de los mismos. 
  • SAP FI – Gestión financiera: un módulo esencial en el sistema SAP, este reúne toda la información relevante de la empresa para la contabilidad y la administración financiera. Este módulo administra todas las imputaciones contables de los demás módulos integrantes del sistema y los organiza en una base de datos central que se actualiza en tiempo real. Así, nos permite conocer el estatus financiero de nuestra organización en tiempo real. 
  • SAP BW: este módulo SAP es especialmente útil para grandes empresas ya que incluye herramientas avanzadas que permiten un mejor manejo de la información dentro de la empresa. Permite integrar data de diferentes fuentes, transformar y consolidar la información, limpiar y almacenar de manera sencilla. Además, es capaz de modelar y administrar información. 
  • SAP HCM o HR – Recursos Humanos: aunque normalmente se trata como un sistema aislado en la gestión de recursos empresariales, el sistema SAP incluye un módulo de recursos humanos. Este contempla la gestión de turnos y plantillas, horarios de trabajo, absentismo laboral, mantenimiento de planta y procesos de fabricación, todo integrado al sistema global. 
  • SAP SD – Ventas y distribución: un módulo esencial en prácticamente todas las empresas, este es el módulo SAP encargado de administrar las operaciones de ventas. Permite gestionar el área comercial: pedidos, entregas, facturación, reclamos y demás operaciones relacionadas a la venta y distribución de productos y servicios. 
  • SAP BI – Business Intelligence: en el sistema SAP, el módulo BI es esencial para poder explotar al máximo las posibilidades de este sistema. Este módulo permite procesar la data primaria de la empresa y convertirla en información relevante a la hora de tomar decisiones y plantear estrategias empresariales. Este módulo es el que permite interpretar la información en forma de reportes, tablas y gráficos fácilmente comprensibles y aplicables al entorno empresarial. 
  • SAP PP – Planificación de Producción: un módulo SAP tremendamente útil para las empresas con plantas de producción. Este componente permite realizar elaboradas tareas de planificación de distintos tipos de procesos como fabricación en serie, fabricación por pedido, por catálogo, por procesos y repetitiva. 
  • SAP PS – Control de Proyecto: este módulo permite la gestión tanto de los grandes como de los pequeños proyectos que puede emprender una empresa. Permiten realizar planificaciones específicas de las diversas operaciones que conforman el proyecto. Al estar integrado al resto del sistema SAP, permite planificar de manera clara y detallada, en función de los recursos disponibles de la organización. 
  • SAP WM – Gestión de Almacenes: el módulo SAP WM permite una correcta administración y gestión de almacenes e inventarios. Permite controlar mediante el uso de códigos de barras, radiofrecuencias y otros recursos, el flujo de mercancías y recursos en almacenes. Además permite llevar la supervisión, planificación y control de los mismos. 
  • SAP SCM: este módulo SAP permite realizar la planificación y la ejecución coordinada de la cadena de suministro en tiempo real. Con este módulo es posible planificar toda la red logística, incluyendo las de demanda y de necesidades, así como de la producción y de transporte. También permite optimizar los ciclos de fabricación y el modelo de entregas. 
  • SAP QM – Gestión de calidad: este componente del sistema SAP permite implementar de manera precisa los estándares de calidad, permitiendo controlar la calidad de los materiales, así como llevar controles detallados de defectos e incidentes a través de muestras. 
  • SAP CO – Control: este módulo SAP es el encargado de administrar todo lo relativo a gastos e ingresos de la empresa. Para esto hace uso de diversas herramientas y categorías como el centro de costos, las clases de costos, los beneficios y las características para la rentabilidad. Toda esta información es procesada y se nos muestra desde distintos puntos de vista que nos permiten una evaluación más acertada del rendimiento de nuestra empresa. 

¿Por qué implementar o utilizar SAP?

Ya hemos descrito de manera detalla las numerosas funcionalidades que implementa el sistema SAP. Además de los beneficios que implica utilizar este sistema de gestión de recursos empresariales, existen otras buenas razones por las que conviene utilizar el sistema SAP.

Una de las principales razones para implementar SAP en nuestra empresa es la trayectoria de este sistema: está desarrollado por una empresa de alto nivel, de gran fiabilidad, excelente calidad y una atención postventa incomparable. 

Por otro lado, se trata de un sistema implementado por numerosas empresas: cada vez son más los trabajadores capacitados en los usos del sistema SAP. Por otro lado, aunque se trata de una alternativa algo costosa, resulta especialmente económica al ser comparado con otras opciones disponibles en el mercado. Gracias a su implementación modular, el sistema SAP se adapta a prácticamente cualquier entorno organizativo. 

A pesar de necesitar formar al personal para utilizar el sistema SAP, existen numerosas alternativa formativas en el mercado que permiten capacitar al personal. Por otro lado, el sistema SAP cuenta con respaldo en la nube, lo cual ofrece garantías de seguridad para tu empresa u organización. 

¿Qué sectores utilizan SAP?

Debido a su versatilidad y adaptabilidad, el sistema SAP se adapta a las necesidades de empresas y organizaciones de distintos sectores. Desde su desarrollo inicial, la implementación de este sistema ha sido desmesurada. Algunas de los principales sectores en los que se hace uso del sistema SAP:

  • Extracción de materias primas
  • Minería
  • Agricultura
  • Gas y petróleo
  • Industrias químicas
  • Industrias metalúrgicas
  • Farmacéuticas
  • Materiales de construcción, arcilla y vidrio
  • Industria de la construcción
  • Servicios
  • Industrias de consultoría y softwares
  • Sector hospitalario y de salud
  • Sector público

Ventajas y desventajas de utilizar SAP

Hoy en día, a pesar de ser una de las mejores alternativa disponibles en el mercado a la hora de administrar los recursos de nuestra empresa, el sistema SAP cuenta con importantes ventajas y desventajas. Vale la pena tomar en cuenta estos factores a la hora de escoger este sistema como la solución ideal para nuestra organización:

  • Simplicidad: una de las grandes ventajas del sistema SAP frente a otras alternativas es su sencillez. Se trata de un sistema que no requiere de mayores conocimientos técnicos para ser utilizado, lo cual facilita su uso para nuestro personal. 
  • Flexibilidad y adaptabilidad: gracias a su diseño modular y a la asistencia de los programadores SAP este sistema puede adaptarse a las necesidades específicas de cada empresa. De esta forma, es posible canalizar de manera efectiva los posibles fallos y errores que pueda presentar el sistema. 
  • Actualización constante: una ventaja importante del sistema SAP es el seguimiento constante que hace la empresa matriz de este software. Esto permite mantener el sistema al corriente de las últimas tendencias, aunque acarrea ciertas dificultades económicas para las empresas que implementan este sistema debido a las constantes actualizaciones. 
  • Altos costes: adicionalmente a los costos asociados a las constantes actualizaciones del sistema, implementar un sistema SAP en nuestra empresa requiere de una inversión significativa en la adquisición de las licencias y el hardware necesario para utilizar este sistema. Adicionalmente es necesario contar con personal capacitado para realizar el soporte técnico además de capacitar a nuestro personal para manejar las herramientas SAP.  

Cómo utilizar el Sistema SAP

Para hacer un uso correcto del sistema SAP es necesario conocer algunos conceptos básicos que nos permitirán sacar el mayor provecho a este sistema. Los conceptos más importantes a la hora de adentrarnos en el mundo del SAP son las transacciones, que son las operaciones básicas del sistema, y los datos maestros, la información con la que se opera en el sistema. 

¿Qué son las Transacciones SAP?

Las transacciones SAP son programas capaces de realizar tareas dentro del sistema que son ejecutadas en una serie de pantallas dentro del sistema. Estas tareas permiten mover y manejar información dentro del sistema, así como realizas tareas o procesos empresariales. 

Las transacciones se diferencian principalmente en dos tipos: las transacciones estándar, que vienen definidas por defecto en el sistema SAP, y las transacciones a medida, que son configuradas al momento de la instalación en función de las necesidades específicas de la empresa.

Las transacciones en el sistema SAP se identifican por un nombre y por un código alfanumérico. Para acceder a las transacciones se puede invocar a estas a través de su código o mediante o la ruta del sistema. Generalmente, el código de las transacciones concuerda con el módulo al que pertenecen las mismas. 

¿Qué son los Datos Maestros SAP?

Los datos maestros SAP son paquetes de datos que contienen la información más importante referente a los centros, proveedores y clientes que interactúan con la empresa. Adicionalmente, incluyen información sobre los productos y materiales, permitiendo determinar precios y controlar ciclos. 

Los datos maestros permiten actualizar en tiempo real los distintos sistemas en integran el SAP. Esto reduce drásticamente los tiempos necesarias para llevar a cabo las transacciones, copiando de forma automática los datos maestros en los campos relevantes del sistema. 

¿Dónde estudiar SAP?

Aprender a utilizar el sistema SAP puede ser una tarea complicada. Existen en internet numerosos recursos para aprender a utilizar el sistema SAP. Los programas de capacitación para el uso cotidiano de los sistemas SAP están enfocados en el uso específico de cada módulo del sistema. Estos son ideales para capacitar personal para áreas detalladas de la empresa. 

Por otro lado, para conocer a fondo la arquitectura de los sistemas SAP son necesarios estudios dedicados, con material certificado capaces de otorgar los conocimientos para convertirnos en consultores SAP. Debido a la complejidad de los sistemas SAP, algunos programas educativos están enfocados en módulos específicos. 

Además de las alternativas en línea para aprender a utilizar los sistemas SAP, también existen institutos dedicados a la capacitación y la instrucción de profesionales diestros en el uso del sistema SAP. 

Preguntas frecuentes sobre el Sistema SAP

El sistema SAP puede ser algo confuso para algunas personas. Por esta razón, surgen numerosas preguntas a la hora de enfrentarse a este sistema por primera vez. A continuación se tratan de responder las preguntas más comunes sobre el sistema SAP: 

  • ¿El sistema SAP es gratuito?: No. El sistema SAP incluye paquetes más o menos complejos y económicos para organizaciones y empresas de mayor o menor envergadura, pero requiere de una inversión importante en software, hardware y capacitación. 
  • ¿Qué es MiniSAP?: Es una versión reducida del sistema SAP que no incluye los módulos tradicionales. Es ideal para familiarizarse con el lenguaje de programación de SAP, pudiendo programar todo lo que normalmente podrías en un sistema SAP convencional. 
  • ¿Qué es SAP IDES?: SAP IDES es una plataforma de desarrollo dónde es posible usuarios son capaces de experimentar con el software de SAP y evaluar así el rendimiento del sistema. 
  • ¿SAP es barato? : el sistema SAP requiere de una inversión inicial algo costosa entre las licencias, el hardware necesario para operar y la capacitación del personal. No obstante, debido a su excelente rendimiento y eficiencia, es una inversión que se puede recuperar de manera sencilla gracias a la optimización de recursos de la empresa. 
  • ¿SAP es bueno? SAP es una de las mejores alternativas disponibles en el mercado en sistemas de gestión de recursos empresariales. Con más de 40 años de investigación y desarrollo que lo respaldan, SAP tiene presencia global en miles de empresas. 
  • ¿Qué es el SAP Logon?: Este es el sistema informático que nos permite iniciar sesión dentro del sistema SAP desde nuestro ordenador. El SAP Logon puede estar disponible tanto en Windows como en cual sea el sistema informático que esté empleando el cliente. Este nos permite enlazarnos directamente con el servidor SAP y operar dentro del ambiente SAP. 
  • ¿Qué es el SAP Abap?: ABAP es el lenguaje de programación utilizado en el sistema SAP. ABAP significa “advanced business application programming”. Este se utiliza para programar la mayoría de los productos de la empresa. Con ABAP es posible configurar nuestras transacciones, así como ampliar transacciones ya existentes para complementar su funcionalidad. 
  • ¿Qué es SAP BASIS o SAP NetWeaver? SAP BASIS son recursos y equipos de trabajo dedicados al mantenimiento técnico del sistema SAP. Actualmente esta plataforma operativa es conocida como SAP NetWeaver, la plataforma operativa a través de la cual se instalan los servidores que ejecutan las peticiones, los módulos y las órdenes del mismo.