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SAP Business One

Especialmente diseñado para pequeñas y medianas empresas, SAP Business One es un software de gestión de recursos empresariales pensado para satisfacer las necesidades de las PYMES. Este programa funciona de manera similar al sistema SAP empleado por grandes empresas y organizaciones, pero plantea un modelo reducido a sus componentes esenciales. Diseñado para aumentar la eficiencia y la productividad, este programa es escalable en función del desarrollo de nuestra compañía. 

¿Qué es y para qué sirve el SAP Business One?

Como ya hemos mencionado, SAP Business One es un programa aparte del sistema SAP tradicional. Se trata de una versión de funcionalidades y complejidad reducida, ideal para empresas de no gran envergadura que se encuentran aún en desarrollo. Es una versión más accesible, que permite gestionar los procesos básicos de nuestro negocio, siendo además adaptable al crecimiento de nuestra compañía. 

Una de las características esenciales del SAP Business One es su diseño escalable. Esta herramienta está pensada para adaptarse al desarrollo de nuestra compañía. Por esta razón, es una de los mejores sistemas ERP para PYMES disponibles en el mercado. Al igual que el sistema SAP, Business One tiene como objetivo facilitar la gestión y administración de nuestros recursos.

El sistema Business One potencia la productividad de nuestra empresa, simplifica labores de contabilidad y finanzas, permite una correcta administración de nuestra infraestructura y nuestro inventario y nos ayuda a gestionar nuestros recursos humanos de forma intuitiva y eficiente. 

Módulos del SAP Business One

El sistema SAP Business One, al igual que el sistema SAP convencional, se encuentra conformado por distintos módulos. Esta distribución de las funcionalidades y tareas del sistema permite simplificar la gestión y administración de nuestra empresa. Al atomizar la dificultad de la gestión de nuestra empresa, podremos obtener mejores resultados, una mayor producción y en general, una compañía más eficiente. Los módulos del sistema Business One son los siguientes: 

 

SAP B1 – Contabilidad y Finanzas

Este módulo del sistema está diseñado con el fin de automatizar y simplificar todas las transacciones financieras de nuestra empresa. Permite definir costos multi-dimensionales, planificar el manejo de los recursos de nuestra compañía y gestionar de manera eficiente nuestros presupuestos. 

 

Adicionalmente, permite administrar la tesorería, definir lineamientos para asignar costos, configurar tasas de cambio para moneda extranjera y demás.  Este módulo se configura y adapta a las legislaciones contables de nuestro país, facilitando estas labores. 

Lo mejor del módulo de contabilidad y finanzas es que permite llevar un seguimiento en tiempo real del estatus financiero de nuestra compañía. Gracias a esta información, podremos tomar decisiones acertadas y tomar las medidas necesarias para garantizar el éxito de nuestra organización. 

SAP B1 – Bancos

Este módulo es el encargado de gestionar todos los procedimientos de carácter financiero de la organización. Desde aquí se gestiona el ingreso de efectivo, cheques, la realización de transferencias bancarias, depósitos, anticipos, cancelación de tarjetas de crédito y conciliaciones bancarias. 

 

 

Este módulo del sistema Business One permite automatizar gran cantidad de procesos, así como llevar un seguimiento preciso de la entrada y salida de capitales de la empresa. Se vincula directamente con el módulo de Contabilidad y Finanzas para llevar un registro a tiempo real de todos los movimientos de nuestra empresa. 

 

SAP B1 – Facturación y cuenta por cobrar

Esta herramienta está equipada con diversas funcionalidades que permiten hacer una gestión efectiva del proceso posterior a las ventas. Permite generar facturas y recibos de manera sencilla. Estos documentos pueden ser modificados para incluir la información de nuestra empresa, logos, información fiscal y diseños personalizados. 

 

Este módulo también permite administrar la cobranza y facturación, todo desde una sola herramienta, lo que permite garantizar la integridad y autenticidad de los documentos emitidos. Igualmente permite cotejar y encontrar información rápidamente, administrando recursos y minimizando los errores. Este módulo opera en estrecha relación con los módulos anteriores.  

 

SAP B1 – Oportunidades y Ventas (CRM)

Uno de los módulos fundamentales del sistema Business One, este es el encargado de administrar todo lo relacionado a las ventas y oportunidades de nuestra empresa. Entre las herramientas disponibles en este módulo está la localización de datos, el levantamiento de cotizaciones, la programación de entregas, el procesamiento de órdenes de clientes, la actualización de existencias, la administración de facturas y de cuentas por cobrar. 

 

Este módulo permite relacionar las ventas con órdenes de compras y órdenes de producción, permitiendo automatizar numerosas funciones dentro de nuestra empresa. Esto permite reducir los ciclos de compra, producción y abastecimiento. 

El módulo de oportunidades y ventas permite llevar un seguimiento preciso de nuestras operaciones, gestionar de forma acertado las distintas fases del proceso comercial, calcular los ingresos por venta, identificar tendencias de mercado y diseñar campañas de marketing. Es esencial en el desarrollo de nuestras actividades comerciales.  

 

SAP B1 – Inventario

Esencial para mantener el control sobre nuestra empresa, este módulo está diseñado para la gestión de nuestro inventario y almacén. Un correcto manejo de nuestro inventario se traduce en un aumento de la calidad y la productividad, así como un mayor cumplimiento de metas y objetivos dentro de la organización. .

 

Nos ofrece además herramientas para el manejo de productos y materiales en stock, gestionado números de lotes y precios de estos. También nos permite ajustar aumentos de costos, establecer valores máximos y mínimos en el almacén, estimar los gatos de almacenamiento y hacer recuentos de inventario. 

El módulo de inventario dispone de todo lo necesario para optimizar nuestra productividad, desde la detección de fallas hasta la reducción de mermas y desperdicios. También nos permite conocer los precios reales del inventario, registrar y mejorar la entrada de mercancía e identificar las salidas. 

 

SAP B1 – Planeación, recursos y producción

Este módulo está especialmente diseñado para llevar una administración adecuada de nuestros recursos y nuestra producción. Nos permite tomar decisiones empresariales en base a información relevante como las existencias disponibles y las demandas del mercado.

 

Esta herramienta está enfocada principalmente a la planificación y la optimización, permitiéndonos planear nuestra producción en función de las tendencias del mercado, pudiendo cumplir así siempre con las exigencias de nuestros clientes pero sin comprometer los recursos de nuestra empresa. 

 

SAP B1 – Compras y proveedores (MRP)

Con este módulo podremos administrar los procedimientos y trámites relacionados a lo proveedores y las compras de materiales e insumos para nuestra empresa. Gracias a la interacción con el resto de los módulos, esto lo podremos hacer en base al resto a las exigencias del mercado y de nuestro inventario. 

 

Entre las funciones que podremos realizar a través de este módulo está la realización de pedidos de licitación, de órdenes de compras, crear boletas y notas de entregas, obtener informes detallados de proveedores, administrar recepciones y devoluciones así como las facturas de cuentas por pagar. 

Este módulo permite controlar los pedidos y llevar registros de manera más eficiente, llevando un seguimiento preciso de los requerimientos de cada área. Adicionalmente, podremos crear alertas de las necesidades de nuestra empresa, obtener informes detallados sobre el uso y consumo de insumos y materiales y demás información relevante. 

Ventajas de implementar SAP Business One

Como sistema de gestión de recursos empresariales, SAP Business One es una de las mejores opciones para empresas pequeñas y medianas. Cuenta con las funcionalidades necesarias para cubrir las necesidades de las PYMES, sin sacrificar la calidad y de los sistemas más sofisticados. Las principales ventajas de implementar SAP Business One en nuestra organización son: 

  • Al igual que el sistema SAP, está diseñado a partir de módulos. Esto permite simplificar la gestión de nuestra empresa, facilitando notablemente el uso del sistema.
  • Gracias a su diseño interconectado, tendremos acceso a información relevante sobre el estatus de nuestra empresa en tiempo real. 
  • Con la información adecuada seremos capaces de tomar las mejores decisiones y las medidas necesarias para garantizar el éxito de nuestro modelo empresarial.
  • Comparado con otras opciones de sistemas ERP disponibles en el mercado, el sistema Business One es escalable según el desarrollo de nuestra empresa. Esto quiere decir que podremos adaptar el sistema según las eventuales necesidades de nuestra empresa. 
  • El sistema Business One permite gran accesibilidad, con aplicaciones disponibles para dispositivos móviles, lo cual nos da un mayor control sobre nuestra organización y un mejor tiempo de respuesta ante cualquier circunstancia. 
  • Aprender a utilizar e implementar SAP Business One te dará los conocimientos necesarios para utilizar cualquier otro producto SAP disponible en el mercado, por lo que contarás con una base sólida si eventualmente decides migrar a otra sistema SAP. 
  • Podrás automatizar un sin fin de actividades administrativas dentro de tu organización, lo cual te permitirá a ti y a tus colaboradores enfocarse en tareas de corte estratégico que contribuirán al desarrollo de tu empresa. 
  • Tendrás control total de los recursos de tu empresa de manera sencilla e intuitiva. 

Datos Maestros de SAP Business One

El secreto del éxito del sistema SAP Business One es su manejo de la información. La recolección, el procesamiento y el reporte de la información adecuada permite realizar la correcta gestión de nuestra empresa. Por esta razón, los datos maestros son las unidades de información fundamentales para el correcto funcionamiento del sistema Business One. 

Los datos maestros forman la base de datos mediante la cual operará nuestra empresa. Son datos que permanecen la mayor parte del tiempo imparable, y hacen referencia a información fundamental para nuestra organización. En SAP Business One existen distintos tipos de datos maestros, como lo de clientes y proveedores, los de artículos, almacenes y cuentas, entre otros. 

La principal característica de los datos maestros es que son registros únicos dentro del sistema: se debe evitar la duplicidad de estos para garantizar así el correcto funcionamiento del mismo. Estos datos suelen verse reflejados en informes, así como ser empleados en diversas transacciones y operaciones. 

Los datos maestros están compuestos por diversas características. Es importante que cada dato maestro cuente con toda la información necesaria que se requiere en los campos a completar al momento de definirlos. Además, la creación y edición de datos maestros debe estar restringida a los miembros más responsables de nuestra organización, para procurar claridad absoluta en esta información. 

En el caso de los datos maestros de clientes y proveedores, la información que estos contemplan incluye los detalles generales como teléfonos, correo electrónico, dirección, personas de contacto, dirección de facturación y entrega, las condiciones de pagos, cuentas asociadas e información fiscal. 

En el caso de los datos maestros de artículos y materiales, la información incluida suele contemplar el proveedor por defecto, el almacén por defecto. unidades de medida de compra y de venta, unidades de medidas de inventario, método de valoración, planificación y aprovisionamiento. 

Transacciones de SAP Business One

Para operar dentro del sistema SAP Business One son necesarias las transacciones. Estos son comandos que nos permiten ejecutar acciones, obtener y manipular información dentro del sistema. Cada módulo del Business One cuenta con su propia familia de transacciones que le permiten realizar tareas básicas dentro del mismo. Las transacciones pueden ser modificadas o creadas desde cero para adaptarse a las necesidades particulares de cada organización. 

¿Dónde estudiar SAP Business One?

SAP Business One es uno de los sistemas de gestión de recursos empresariales más populares al día de hoy. Para prepararnos en la implementación y configuración de este sistema existen numerosas opciones. La carrera de consultor en SAP Business One es cada vez una de las más demandadas en el entorno empresarial. A continuación te mostraremos cuales son las distintas alternativas para convertirte en un profesional consultor en el sistema SAP Business One. 

Libros para estudiar SAP

Si deseas introducirte o ahondar en el mundo del SAP, los libros son uno de los mejores recursos para hacerlo. Estos incluyen información detallada sobre la estructura de estos sistemas, así como ejemplos y soluciones habituales en el mundo empresarial. Como herramienta para consultores, los libros son invaluables. Son ideales para profesionales que desean manejar su proceso de aprendizaje y además ya poseen una base de conocimiento sobre el sistema SAP. 

Formación Online en SAP Business One

Si deseas iniciar una carrera como consultor en SAP Business One, los cursos en línea son una de tus mejores alternativas. Aprovechando el uso de las tecnologías, estos cursos no requieren de grandes inversiones de tiempo y dedicación para ofrecer buenos resultados. Gracias a la intervención de tutores y guías en línea especialistas en el área podrás solucionar tus dudas e inquietudes sobre el tema. Adicionalmente, estos cursos ofrecen certificaciones que podremos anexar en nuestra hoja de vida. 

Curso Presencial de SAP B1

El medio tradicional para iniciar una carrera profesional. los cursos presenciales de consultor SAP disponen de un espacio para la interacción directa con especialistas y profesionales consolidados en el mundo del SAP. Estos cursos cuentan con material didáctico, evaluaciones y demás mecanismos para garantizar los mejores resultados. Demandan de una inversión importante de tiempo y dedicación, de la que no todos disponemos. Al igual que los cursos en línea, ofrecen credenciales que podremos anexar a nuestra hoja de vida.